B-05：ChatGPTに「メール」を書いてもらおう！
「ことのは塾」
「ことのは塾」のやまなしです。
……ココは『日本一ハードルが低いChatGPT講座』……。
「仕事でChatGPTをうまく使っていく」ことをテーマにした《ビジネス教室》新しくが開設されたようですよ。
文乃: う～ん……。
堂前: どうしたの？ 何か悩んでる？
文乃: 実はね、先日参加した名刺交換会で知り合った西方さんって人にお礼のメールを送りたいんだけど、どう書いたらいいか全然わからなくて…。
堂前: そっか、慣れないとメールって書き方に迷うよね (^_^;)
で、どんなコトを書きたいのかは決まってるの？
文乃: 伝えたいことは、名刺交換をしてくれたお礼とか、名刺交換会に参加するのは初めてだったけど、西方さんが話をしてくれて良かったとか…あ！またじっくりお話をしたいっていうのは伝えたい！
やまなし先生: それなら、メールに載せたい内容を《 箇条書き 》にしてみましょうか？
堂前：あ、先生、いいところに。
やまなし先生：箇条書きにさえしてくれれば、あとはChatGPTくんがメールの文面にしてくれますよ。「次の内容をメールの文章にしてください」っていうプロンプトで。
文乃: ホントですか！それなら助かります。じゃあ、こんな感じでお願いしてみます。
『次の内容をメールの文面にしてください。伝えたい内容は以下の通りです
・ 宛先は◯◯株式会社 西方さん
・ 名刺交換をしてくれたお礼
・ 名刺交換会に参加するのは初めてだったけれど、西方さんが話をしてくれて良かった
・ またじっくりお話をしたい
これをもとにメールの文面を作成してください。』
ChatGPTくん: 了解しました。以下のようなメール文面はいかがでしょうか？
件名：名刺交換のお礼
◯◯株式会社 西方様
先日は名刺交換会でお時間をいただき、ありがとうございました。
名刺交換会に初めて参加したのですが、西方様のおかげでとても有意義な時間を過ごすことができました。お話しできて本当に良かったです。
またぜひじっくりとお話しする機会をいただけると嬉しいです。
どうぞよろしくお願いいたします。
住吉文乃
堂前：おー、ちゃんとメールっぽくなった。
文乃: ChatGPTくん、ありがとう！ …でも、これだとちょっと社交辞令っぽいかな……。
堂前：ホントに会いたいってことが伝わらない感じ？
やまなし先生: なるほど。確かに、何か”実際に会うキッカケ”になるようなコトが書いてあるといいですね。
堂前：会うキッカケかぁ……何か無いの？
文乃：そういえば◯月△日にウチの会社主催で『ホームページづくりの勉強会』があるんです。西方さんもホームページ担当みたいですから、それに来てもらえたらうれしいなぁ。
やまなし先生：それはいいですね！ ビジネスメールは、「次に相手にしてもらいたいアクションを示す」のが大事だとも言われていますから。
堂前：じゃあ、そのコトもメールに書き加えてもらおうか。
文乃: そうですね。あと、西方さんとは同い年で、名刺交換会ではだいぶ仲良くなったので、あまり仰々しいメールだとおかしいかも。
やまなし先生: 確かに。じゃあ、「もう少しカジュアルな文面にして」という指示も加えてみましょうか。
『名刺交換会で知り合った同い年の人にお礼のメールを書きたいです。伝えたい内容は以下の通りです：
・ 宛先は◯◯株式会社 西方さん
・ 名刺交換をしてくれたお礼
・ 名刺交換会に参加するのは初めてだったけれど、西方さんが話をしてくれて良かった
・ またじっくりお話をしたい
・ ◯月△日に弊社主催の「ホームページづくり勉強会」に誘いたい
これをもとに、もう少しカジュアルなメールの文面を作成してください。』
ChatGPTくん: 了解しました。以下のようなカジュアルなメール文面はいかがでしょうか？
件名：名刺交換会のお礼
◯◯株式会社 西方さん
先日は名刺交換会でお話しできて楽しかったです。初めての参加だったので緊張していたのですが、西方さんのおかげでとても良い時間を過ごせました！
またぜひお話ししたいなと思っています。 ちなみに、◯月△日に弊社で「◯◯勉強会」を開催するのですが、良かったらいらっしゃいませんか？
これからもよろしくお願いします！
住吉文乃
文乃: わあ、これなら自然でいい感じです！ こんなに自然な文章を書いてくれるんですね、びっくり。
やまなし先生：書きたい内容だけ、おおまかに決められれば、なかなかの精度でメール文を作ってくれますよ。
堂前：ボクは経理部に送る「なんとか締め切りを1週間、伸ばしてくれませんかメール」を代わりに書いてもらったことがあるよ (^_^;)
文乃：え～、そんなこともできるんですね (*^^*) ……私も課長に「あと一週間、夏休み伸ばしてメール」を書いてもらおうかな…(-д☆)ｷﾗｯ
【やまなし先生の解説】
「書きたいコトはある程度、決まっているけど、それを文章にするのが難しい……」
文章が苦手な人は、とっても共感できるお悩みではないでしょうか？ (^_^;)
ChatGPTくんにお願いすれば、今回のお話のように“箇条書き”から文面を作ってもらうことができます。
何度でも書き直してもらうことができますので、あとからリクエスト内容を足したり、引いたりしながら、理想の文章を作ってもらいましょう。
ただし、メール文の100％すべてをChatGPTくんに書いてもらおうとすると、逆に時間がかかってしまうかも知れません。
「ちょっとした言葉の修正」程度なら、自分で直接、直した方が早いし、自分の好みのニュアンスにできるでしょう。
メールを書く“主体”はあくまで“あなた自身”。
ChatGPTくんを「良い“アシスタント”」として、2人で上手にメールを書いてみて下さい！
【今日のまとめ】
◆ 箇条書きから文章を作ってもらうことができる
◆ 何度でも書き直してもらうことができるので、リクエストを足したり引いたりしながら、良い文章を作ってもらおう
--- 山梨 栄司
今、話題のChatGPT（「生成AI」）。
・ 展示会の「チラシ」の内容を考えてくれたり、
・ 会議用の資料やタイムスケジュールをうまく作ってくれたり、
・ 社内にある売上データや「お客さまアンケート」などのデータを分析してくれたり
と、『業務の効率化』や『業務のレベルアップ』に非常に役立っています。
・・・・
ソフトバンクの孫さんなど大企業のトップも活用している、この新技術。
しかし、もっと大きなインパクトを享受できるのは、実は「中小企業」や「小さなお店」。
一人のスタッフが、いくつもの仕事を柔軟にこなす必要がある会社やお店であればあるほど、"様々な仕事のアシストができる"ChatGPTの恩恵は大きくなります。
・・・・
しかし…
私たちにご相談いただく企業やお店から伺ったところ、
☆ ChatGPTを社内に導入したいが、何から始めたら良いのかわからない…
☆ 我が社ではどんなことに使えるのか？ 今ひとつつかみきれない…
☆ 「新しいことを覚えたくない」、「自分の仕事を奪われるのでは？！」と社員が前向きになってくれない……
といった“声”があるのも事実です。
・・・・
そこで私たち「ことのは塾」は、『日本一ハードルの低い ChatGPT講座』と題して、ChatGPT初心者にもとっつきやすい研修プログラムを提供させていただいております。
興味を持っていただけましたら、ぜひこちらのページもご覧になってみて下さい！
