【何に使うの？ChatGPT】DIY工具メーカー経理部・月次レポート作成の場合
「ことのは塾」
時間がかかっていた「部署ごとの経費の月次レポート作成」をカンタンに！
私は川淵 健一、25歳。DIY工具メーカーの経理部に勤めています。
毎月、部署ごとの経費の活用状況をレポートにまとめるのが大変だったんです。これまでは、3ヶ月に一度のペースでしか出せなかった。でも、もっと頻繁に出せたら、各部署の経費の使い方が変わるんじゃないかって、ずっと思っていました。
でも、ご多分に漏れず、ウチの会社も“人手不足”…。申告のための書類など、絶対に作らなくてはいけない書類ならともかく、プラスアルファ的な経理分析データを出すためにマンパワーをかけることはできなかったんです…。
そんな時、ChatGPTの話を聞いて、試してみることにしました。
まずは、Excelでまとめている「経費データ」をChatGPTに読み込ませてみました。
（※ 実際のデータは、毎月、1,000行以上になります）
| 部署 | 経費項目 | 金額（円） | 使用日 | コメント |
|---|---|---|---|---|
| マーケティング部 | 広告費 | 500,000 | 2024-05-01 | 新製品キャンペーン広告 |
| 営業部 | 交通費 | 100,000 | 2024-05-03 | 出張（大阪） |
| 研究開発部 | 試作品製作費 | 300,000 | 2024-05-05 | 新工具の試作 |
| 営業部 | 研修費 | 200,000 | 2024-05-07 | 新入社員研修プログラム |
| マーケティング部 | 備品費 | 150,000 | 2024-05-09 | アンケート収集時の備品の購入 |
プロンプトを入力する欄に、Excelのファイルをドラッグ・アンド・ドロップするだけなので、とてもカンタンでした。
このデータを使って、どのような分析ができるのか？ 見当もつかなかったので、そのままを質問してみることに。
【プロンプト】：「アップロードしたこの経費データを使って、どのような分析ができますか？」
するとChatGPTはすぐに回答をしてくれました。
「経費の異常値の検出」、「部署ごとの経費使用状況の比較」、「経費削減の提案」………（その他 7つの提案）……などの分析をすることができます」
なるほど、そんな分析もできるんだな…私は、提案してもらった分析を試すことにしました。
【プロンプト】：「それらの経費データ分析をしてください」
ChatGPTの回答は、期待以上でした。分かりやすくまとめられたレポートが、すぐに手に入ったんです。
「営業部の交通費が前月に比べて50％増加しています。これは異常値と考えられるため、詳細な理由を確認してください。」
と、経費の異常値を検出してくれたり…
「オフィス備品費のうち、一部の支出（例：机と椅子の購入）はリースに切り替えることで経費削減が可能です。」
と、経費削減の提案までしてくれました。
「次月の予算消化率を予測すると、現在のペースで経費が使用され続ける場合、マーケティング部は予算を10％超過する可能性があります。」
と、この先の予測もばっちりです。
・・・
これはすごい！早速、月次レポートの作成に取り掛かりました。
今までなら何時間もかかっていた作業が、ChatGPTのおかげであっという間に終わりました。
部署ごとに「経費の使い方レポート」や「削減の提案」をしていくことで、会社全体として無駄な経費が減ったように思います。
今、話題のChatGPT（「生成AI」）。
・ 展示会の「チラシ」の内容を考えてくれたり、
・ 会議用の資料やタイムスケジュールをうまく作ってくれたり、
・ 社内にある売上データや「お客さまアンケート」などのデータを分析してくれたり
と、『業務の効率化』や『業務のレベルアップ』に非常に役立っています。
・・・・
ソフトバンクの孫さんなど大企業のトップも活用している、この新技術。
しかし、もっと大きなインパクトを享受できるのは、実は「中小企業」や「小さなお店」。
一人のスタッフが、いくつもの仕事を柔軟にこなす必要がある会社やお店であればあるほど、"様々な仕事のアシストができる"ChatGPTの恩恵は大きくなります。
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しかし…
私たちにご相談いただく企業やお店から伺ったところ、
☆ ChatGPTを社内に導入したいが、何から始めたら良いのかわからない…
☆ 我が社ではどんなことに使えるのか？ 今ひとつつかみきれない…
☆ 「新しいことを覚えたくない」、「自分の仕事を奪われるのでは？！」と社員が前向きになってくれない……
といった“声”があるのも事実です。
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そこで私たち「ことのは塾」は、『日本一ハードルの低い ChatGPT講座』と題して、ChatGPT初心者にもとっつきやすい研修プログラムを提供させていただいております。
興味を持っていただけましたら、ぜひこちらのページもご覧になってみて下さい！
