【何に使うの？ChatGPT】DIY工具メーカー経理部・月次レポート作成の場合

2024年6月7日 2024年6月22日

「ことのは塾」

時間がかかっていた「部署ごとの経費の月次レポート作成」をカンタンに！

私は川淵健一、25歳。DIY工具メーカーの経理部に勤めています。

毎月、部署ごとの経費の活用状況をレポートにまとめるのが大変だったんです。これまでは、3ヶ月に一度のペースでしか出せなかった。でも、もっと頻繁に出せたら、各部署の経費の使い方が変わるんじゃないかって、ずっと思っていました。

でも、ご多分に漏れず、ウチの会社も“人手不足”…。申告のための書類など、絶対に作らなくてはいけない書類ならともかく、プラスアルファ的な経理分析データを出すためにマンパワーをかけることはできなかったんです…。
そんな時、ChatGPTの話を聞いて、試してみることにしました。

まずは、Excelでまとめている「経費データ」をChatGPTに読み込ませてみました。
（※ 実際のデータは、毎月、1,000行以上になります）

部署	経費項目	金額（円）	使用日	コメント
マーケティング部	広告費	500,000	2024-05-01	新製品キャンペーン広告
営業部	交通費	100,000	2024-05-03	出張（大阪）
研究開発部	試作品製作費	300,000	2024-05-05	新工具の試作
営業部	研修費	200,000	2024-05-07	新入社員研修プログラム
マーケティング部	備品費	150,000	2024-05-09	アンケート収集時の備品の購入

プロンプトを入力する欄に、Excelのファイルをドラッグ・アンド・ドロップするだけなので、とてもカンタンでした。

このデータを使って、どのような分析ができるのか？見当もつかなかったので、そのままを質問してみることに。

【プロンプト】：「アップロードしたこの経費データを使って、どのような分析ができますか？」

するとChatGPTはすぐに回答をしてくれました。

「経費の異常値の検出」、「部署ごとの経費使用状況の比較」、「経費削減の提案」………（その他 7つの提案）……などの分析をすることができます」

なるほど、そんな分析もできるんだな…私は、提案してもらった分析を試すことにしました。

【プロンプト】：「それらの経費データ分析をしてください」

ChatGPTの回答は、期待以上でした。分かりやすくまとめられたレポートが、すぐに手に入ったんです。

「営業部の交通費が前月に比べて50％増加しています。これは異常値と考えられるため、詳細な理由を確認してください。」

と、経費の異常値を検出してくれたり…

「オフィス備品費のうち、一部の支出（例：机と椅子の購入）はリースに切り替えることで経費削減が可能です。」

と、経費削減の提案までしてくれました。

「次月の予算消化率を予測すると、現在のペースで経費が使用され続ける場合、マーケティング部は予算を10％超過する可能性があります。」

と、この先の予測もばっちりです。

・・・

これはすごい！早速、月次レポートの作成に取り掛かりました。

今までなら何時間もかかっていた作業が、ChatGPTのおかげであっという間に終わりました。

部署ごとに「経費の使い方レポート」や「削減の提案」をしていくことで、会社全体として無駄な経費が減ったように思います。