【AIコラム-022】「領収書」の入力～仕訳…AIが得意です！

月末が近づくと、お財布や引き出しの中からドサッと出てくる「領収書」や「レシート」の山……。

「あぁ、経費精算しなきゃ」「家計簿につけなきゃ」と、ため息をつきながらパソコンやノートに向かっている方も多いのではないでしょうか(^_^;)

数字を一つひとつ手入力していく作業は、時間もかかるし、何より気乗りしませんよね(^_^;)

そんな時こそ、AIの出番です。

最近の生成AI（Geminiなど）は、文字だけでなく「画像」を読み込むのがとっても得意になりました。今回はその特技を活用します！

やり方はとてもカンタン。

まずお手持ちのスマホで領収書やレシートの写真を撮ります。

それをAIにアップロードし、 「この領収証を読み込んで」 と指示するだけ。

あっという間に文字や金額をテキストデータにしてくれます。

Excelや家計簿ソフトなどで使いやすいCSV（カンマ区切りテキスト）にすることもできます（『CSV形式で出力して』って指示すればOK）

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でも、ただ文字にするだけでは「ちょっと便利な文字起こしツール」で終わってしまいます。

AIを“優秀な相棒”として使いこなすために、「もう一歩踏み込んだ」面白い使い方をご紹介しますね(^^)

■会社の「ルール」を教えて、そのままコピペできる状態に

仕事の経費精算で一番面倒なのは、単に入力することではなく、「会社のフォーマットに合わせること」や「勘定科目を判断すること」ですよね。

AIには、その“ルール”を事前に教えてあげましょう。

たとえば、こんな短いプロンプト（指示）で十分です。

【フォーマットを合わせてもらう】

「この領収証を『日付・支払先・金額・勘定科目・備考』の順番で表にして」

「うちの経費精算フォーマット（日付、店舗名、税抜金額、消費税、用途）に合わせて表を作って」

これだけで、Excelやスプレッドシートにそのままコピー＆ペーストできるきれいな表を作ってくれます。

【勘定科目を判断してもらう】

もし、「これは会議費？それとも消耗品費？」と迷うことが多いなら、あらかじめ会社のルールをAIに渡しておきましょう。

「以下の社内ルールに従って、このレシートの勘定科目を判定して。

・新聞図書費：雑誌、書籍、業界紙など

・会議費：カフェ代、弁当代など

・消耗品費：文房具、コピー用紙など」

AIは「聞かれたこと」だけでなく「与えられた条件・構造」を読み解くのが得意です。

この数行のルール（コンテキスト）を添えるだけで、AIはただの文字起こしツールから、“自社の経理アシスタント”に早変わりします。

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完璧な指示を出そうと身構える必要はありません。

まずはスマホでパシャッと一枚撮って、「これ、表にして！」と、気軽に投げかけてみてください(*^^*)

今、話題のChatGPT（「生成AI」）。

・ 展示会の「チラシ」の内容を考えてくれたり、

・ 会議用の資料やタイムスケジュールをうまく作ってくれたり、

・ 社内にある売上データや「お客さまアンケート」などのデータを分析してくれたり

と、『業務の効率化』や『業務のレベルアップ』に非常に役立っています。

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ソフトバンクの孫さんなど大企業のトップも活用している、この新技術。

しかし、もっと大きなインパクトを享受できるのは、実は「中小企業」や「小さなお店」。

一人のスタッフが、いくつもの仕事を柔軟にこなす必要がある会社やお店であればあるほど、"様々な仕事のアシストができる"ChatGPTの恩恵は大きくなります。

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しかし…

私たちにご相談いただく企業やお店から伺ったところ、

☆ ChatGPTを社内に導入したいが、何から始めたら良いのかわからない…

☆ 我が社ではどんなことに使えるのか？ 今ひとつつかみきれない…

☆ 「新しいことを覚えたくない」、「自分の仕事を奪われるのでは？！」と社員が前向きになってくれない……

といった“声”があるのも事実です。

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そこで私たち「ことのは塾」は、『日本一ハードルの低い ChatGPT講座』と題して、ChatGPT初心者にもとっつきやすい研修プログラムを提供させていただいております。

興味を持っていただけましたら、ぜひこちらのページもご覧になってみて下さい！