【AIコラム】AI時代の中小企業は「まずデータを整える」と強くなる
「ことのは塾」
--- ChatGPTのような生成AIは、「あなたの会社や仕事のデータ」、例えば『顧客リスト』や『売上データ』、『商品カタログ』を知ることができれば、もっと「あなたの会社や仕事にぴったりのアドバイス」を出すことができます。
生成AIを戦力にしていくには“データ整備”がとっても大事なんですね。
一方で… 「データ整備なんて難しそう。うちは大企業じゃないし」と思ってしまう気持ちも、とてもよくわかります(^_^;)
ですが、実際には データが少ない中小企業こそ“少し整えるだけで”AIの効果が一気に上がる という特徴もあります。
そこで今回は、小さな会社が現実的に“今日からできるデータ整備”のやり方をお伝えします！
1. 「コネクテッド・データ」は、壮大な話に聞こえるけれど…
ガートナーというITの研究機関は、『企業のデータを全部つないで（コネクトして） 販売・業務・顧客情報がまるで一つの生き物のように動く未来』を描いています。
コネクテッド・データというやつですね。
確かに理想的。でも、中小企業が最初からこの理想を目指す必要はありません。
大事なのは、
「全部つなぐ」ではなく 「一部だけでもつながる」状態をつくること。
たったこれだけで、AIの働き方がガラリと変わります
2. データがつながると、現場で何が変わるのか？
データをつなげると、中小企業では、次のようなことが起きます。
（1）探し物の時間が減る
例えば「A社の見積書どこだっけ？」 「去年の写真、誰が持ってる？」 と探す時間が減ります。
一つのフォルダに「A社関連」が全部入っていれば、AIに読み込ませるだけで 「A社の一年間の動き」をまとめたレポートも作れます。
（2）過去の資料が“資産”に変わる
たとえば、こんなことができます。
・数年前のチラシと今年のチラシの違いをAIが比較する
・売れた商品だけを一覧にする
・問い合わせの傾向を自動で分類する
これまでは「作って終わり」だった資料が、 AIのおかげで“使い回せる資産”に変わります。
（3）経営判断の質が上がる
たとえば、社長がAIにこう聞くとします。
「この半年で売れた商品、何が共通している？」
「利益率が上がらない理由、資料読んで分析して」
AIは、つながったデータから共通点を見つけ、要点だけをまとめてくれます。
これらが“データがつながっている”メリットです。
3. ”最初の一歩”は「置き場をひとつにする」だけでいい
データ整備と聞くと、
・形式を統一する
・フォーマットをそろえる
・管理ルールを決める
…など難しいことを想像してしまいがちです。
データベースなどをうまく使っている社員さんは、なおさらそう思うかも知れません。
「データ自体の設計をしっかりと作り込まなきゃ“使えるデータ”にならないよ」
でも、賢い生成AIの登場で時代は変わってきました。
最初に必要なのはたった一つ。
「全部の資料をひとつの場所に置く」ことだけ。
例：
・会社全体の共有フォルダを作る
・Google Driveの中に「会社フォルダ」だけまずつくる
・Dropboxに「業務資料」フォルダを作りそこに全部入れる
ファイル名やジャンル分け、データの書き方ルールの統一などは後でいいのです。
AIにお願いする指示（プロンプト）はこんな感じ。
『このフォルダにA社のデータが入っています。これらの資料をすべて読み込んで、A社がどんな業務をしているかを新人スタッフにもわかるように説明してください』
『このフォルダに我が社の商品についての情報が収められています。これらの資料を全部読み込んで展示会で配る資料のアイデアを下さい』
こんな普通の日本語で大丈夫。
プログラミングの知識や用語を覚える必要もありません。
「散らばっていたものが1カ所に集まる」これだけでAIの取り扱える“範囲”が一気に広がります。
4. 次に決めるのは“タグをひとつだけ”
「もっと使えるデータにしていきたい」といいう方にやってほしい“データをつなげる最初の技”は、 “各データ共通の軸をひとつ決める”こと。
おすすめは次のどれかです。
・顧客名を統一して書く、顧客番号を社内で統一する
・案件番号を連番で振る （同じ案件に関することなら「受注」、「クレーム」、「持っていったおみやげ」などなんでもいい）
・商品名・商品番号をそろえる
たったこれだけで、
「A社に関するファイルを全部読んで要点まとめて」
「B案件の写真と書類をまとめて提案書にして」
とAIに依頼できるようになります。
5. 完璧に整えてからAIに渡す必要はない
多くの企業がつまずくのは、
「データがまだ完全に整備されていないから」
「表記がバラバラだから」
という理由で、“整うまでAIを使わない”ことです。
これは実は逆。
AIに使わせてみると、どこが整っていないかが一目で分かる。
例：
・顧客名のスペル違いを自動で指摘
・抜けている数字をAIが見つける
・同じ写真が複数あることを指摘
だから、
不完全な状態でAIに読ませる
→ 弱点が見える
→ 必要なところだけ整える
という順番のほうが、はるかに早く進むのでオススメなんです。
6. まとめ
中小企業がAI時代を進むための「データ整備」は、決して難しいものではありません。
1）資料の置き場をひとつにまとめる
2）共通タグを“ひとつだけ”決める
3）AIにまず使わせてみる
この3ステップでまずはOK。
本当に大切なのは、「小さくつながる」こと。
そこから、中小企業でもAIが“会社の頭脳”として働き始めます！
今、話題のChatGPT（「生成AI」）。
・ 展示会の「チラシ」の内容を考えてくれたり、
・ 会議用の資料やタイムスケジュールをうまく作ってくれたり、
・ 社内にある売上データや「お客さまアンケート」などのデータを分析してくれたり
と、『業務の効率化』や『業務のレベルアップ』に非常に役立っています。
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ソフトバンクの孫さんなど大企業のトップも活用している、この新技術。
しかし、もっと大きなインパクトを享受できるのは、実は「中小企業」や「小さなお店」。
一人のスタッフが、いくつもの仕事を柔軟にこなす必要がある会社やお店であればあるほど、"様々な仕事のアシストができる"ChatGPTの恩恵は大きくなります。
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しかし…
私たちにご相談いただく企業やお店から伺ったところ、
☆ ChatGPTを社内に導入したいが、何から始めたら良いのかわからない…
☆ 我が社ではどんなことに使えるのか？ 今ひとつつかみきれない…
☆ 「新しいことを覚えたくない」、「自分の仕事を奪われるのでは？！」と社員が前向きになってくれない……
といった“声”があるのも事実です。
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そこで私たち「ことのは塾」は、『日本一ハードルの低い ChatGPT講座』と題して、ChatGPT初心者にもとっつきやすい研修プログラムを提供させていただいております。
興味を持っていただけましたら、ぜひこちらのページもご覧になってみて下さい！
