【AIコラム】ChatGPTは「社員教育」にも使えます！（会社独自のルールも教えられる）

--- 「新しく入った人がすぐにやめてしまう…」

そんな悩みを抱えている企業の多くは、“教え方”にも問題を抱えているケースが少なくありません。

「何も教えなくても、自分で考えて動ける人材をゲットしたい」

そんな風に考える会社も少なくありませんが、そんな都合のいい人材がこのご時世に残っているわけがありませんよね(^_^;)

そこで大切なのは「自社の社員教育」。

自前で、力量のある社員に育て上げることができたら、人手不足も怖くなくなります(*^^*)

でも…
「新人にどう教えたら良いか分からない」
「忙しくて細かいところまでフォローしきれない」
というのも現実ですよね…(^_^;)

しょっちゅう人が辞めてしまう、作業が昔より複雑化している、教育担当者の負担が大きすぎる…。
こうした背景から、社員教育は中小企業にとって大きな課題です。

そこでChatGPTの出番です！

小さな疑問を「安心して聞ける」存在に

新人がいちばん悩むのは、大仕事よりも
・どんな風にメールを書けばいい？ 「こう書きましょう」といった“お手本”は無い？
・報告や相談はだれにしたらいい？ いつしたらいい？
・お客さんからの無理なリクエスト…断ってもいい？ なんと言って断ればいい？
といった、ごく小さな疑問です。

「こんなこと聞いていいのか」
「忙しそうで声を掛けにくい」
こうしたためらいが、ミスや遅れにつながることもあります。

ChatGPTは、この“聞きづらさ”を自然にほどいてくれます。
何度聞いても嫌な顔をせず、理由をそえて教えてくれる存在は、新人さんにとって大きな安心感につながります。

“この会社らしい言葉づかい”も覚えさせられる

とはいえ、一般的なビジネス文章の知識だけでは不十分。
見積書や企画書など、会社ごとの言い方や判断基準があるのが普通です。

ChatGPTにふつうに質問・相談するだけでは、「この会社内だけで通用するルール」まで考慮してはくれません…。

でも、それをカンタンに解消する方法があるんです。
それがChatGPTにはプロジェクト機能を使った「簡易RAG(ラグ）」。

たとえば、会社の「言い換えルール」たとえば

「まだですか？」は「進捗をご共有いただけますと助かります」と書く

等を登録しておけば、“自社らしい”表現でメールなどを書き直してくれます。

（※ この機能の使い方は後半で）

先輩の負担を減らしながら、指導の質を保てる

新人教育は「丁寧に教えたい」と思うほど、時間がかかります。

でもChatGPTが新人さんと協力して、ある程度ちゃんとしたモノを代わりに出してくれたら、先輩も“最後のチェックだけ”に集中できます。

たとえ“ダメ出し”をすることがあっても、AIと作ったモノなので「AIはこういうとこが苦手なのかな」と新人さんを責めるパワハラになりにくいのも特長。

他にも

・ 何度でも同じ質問ができるから、新人さんも質問しやすい＝社内ルールを覚えやすい
・ 先輩や上司が休暇や出張などで不在の時でも大丈夫

などメリットは様々。

質を保ちながら、負担は軽くすることができるため、今、多くの会社が取り入れ始めています。

必要なのは「ルールを書いたテキスト」のみ

「AIを社員教育に使う」と聞くと、「専門的なシステムが必要なのでは？」、「データベースを作るなんてムリ…」と感じる方も多いと思います。

でも、ChatGPTの「プロジェクト」機能を使った簡易RAGなら、必要なのは、たったひとつ。
「自社のルールやお手本を書いたテキストファイル」だけです。

簡易RAGの作り方は「3ステップ」

ステップ1：新人さんが困っている場面を一つ決める

（例）

☆わかりにくい専門用語と意味（ミニ辞典）

例：MTG、見積、先方、稟議、F/S…

☆ 社内でよく使う「定番メールの型」

例：お礼メール、日程調整、問い合わせ対応…

ステップ2：「お手本」や「NG例」をテキストに書く（Wordなどで可）

ステップ3：テキストを「プロジェクト」にアップロードする

--- ChatGPTで「プロジェクトを新規作成」→ 名前をつけて → 「ファイルを保存」

これでChatGPTに「社内ルール」に基づいた回答を求めることができます。

実際のプロンプト

たとえば「メールの言い換えルール」というテキストをアップロードしたとしましょう。そうしたら「プロジェクト内の新しいチャット」欄にこのように書いてみて下さい。

『今からお礼メールを作ります。一般的なビジネスマナーではなく、プロジェクト内の「メールの言い換えルール」を前提に、　文案を3つ出してください。相手は取引先の〇〇様です。状況は次の通りです。……』

“このルールを参照して”と伝えることで社内ルールを意識した文章を作ってもらえます。

まとめ

このように“社員教育”にもAIはチカラを発揮してくれます。

自前でスタッフを育てられない企業では、人がどんどん辞めていってしまい、新しい人にも敬遠されてしまうようになる…かも知れません。

AIを上手に使って、“教える方”も“教わる方”もムリの無い環境をつくっていきませんか？

今、話題のChatGPT（「生成AI」）。

・ 展示会の「チラシ」の内容を考えてくれたり、

・ 会議用の資料やタイムスケジュールをうまく作ってくれたり、

・ 社内にある売上データや「お客さまアンケート」などのデータを分析してくれたり

と、『業務の効率化』や『業務のレベルアップ』に非常に役立っています。

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ソフトバンクの孫さんなど大企業のトップも活用している、この新技術。

しかし、もっと大きなインパクトを享受できるのは、実は「中小企業」や「小さなお店」。

一人のスタッフが、いくつもの仕事を柔軟にこなす必要がある会社やお店であればあるほど、"様々な仕事のアシストができる"ChatGPTの恩恵は大きくなります。

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しかし…

私たちにご相談いただく企業やお店から伺ったところ、

☆ ChatGPTを社内に導入したいが、何から始めたら良いのかわからない…

☆ 我が社ではどんなことに使えるのか？ 今ひとつつかみきれない…

☆ 「新しいことを覚えたくない」、「自分の仕事を奪われるのでは？！」と社員が前向きになってくれない……

といった“声”があるのも事実です。

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そこで私たち「ことのは塾」は、『日本一ハードルの低い ChatGPT講座』と題して、ChatGPT初心者にもとっつきやすい研修プログラムを提供させていただいております。

興味を持っていただけましたら、ぜひこちらのページもご覧になってみて下さい！