AIで『営業報告書』をつくる。
「ことのは塾」
やっと今日の営業回りが終わった… 19時40分。
でもまだ帰れない…だって「報告書を書く」仕事がまだ残っているから…。
今日訪問したABC工業の佐藤部長の反応は正直、良いとは言えなかった。
あの重苦しい時間を思い出しながら、キーボードを叩いてきれいな文章の報告書が作れるのか？ うわあ、もう帰りたい…。
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そんな切ない作業、今日からはもうAIにバトンタッチしてしまいましょう。
■ 準備するのは「スマホのメモ」だけ
報告書で大切なのは、現場で起きた事実や温度感をそのまま残しておくこと。
だから、すぐにちゃちゃっと書き残すことが大事です。
おススメなのは“箇条書き”。たとえば、こんな箇条書きのメモでも十分です。
スマホのメモアプリに“音声入力”するのもいいですね (*^^*)
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［メモ］
営業報告 営業三課 山田一郎
7月10日15時～
株式会社ABC工業 佐藤和夫部長、価格にかなり不満。「他社は15%引き」とのこと 次回、7月10日までに再見積もりを提示する約束 製品の機能自体は気に入ってくれている様子
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こんな主語も述語もバラバラなテキストでまったく問題ありません。
こんな「素材」を渡すだけで、AIがうまく清書してくれます(^^)
■ 「報告書にして」と言うだけで…
【プロンプト】
この【メモ内容】にある事実を、営業報告書テキストとして出力して下さい
【メモ内容】 （ここに音声入力した文章や、箇条書きのメモをそのまま貼り付ける）
送信ボタンを押すと、数秒で会社のフォーマットにピタッとハマった、過不足のない報告書テキストが目の前に現れます。
■ 「会社のフォーマット」に合わせる
「そうは言っても、うちの会社は報告書の書き方がカチッと決まっているからなぁ……」 そう思った方もご安心ください。
AIの素晴らしいところは、「この型（フォーマット）に当てはめて書いてね」とお願いすれば、その通りに仕上げてくれる点です。
やり方はカンタン。
まずは、あなたの会社の「報告書」をひとつでもいいのでアップロードして下さい。中には何も書いていなくてもOK。
【プロンプト】
これは私の会社の報告書フォーマットです。この書式に合わせて、出力して下さい
こう依頼するだけでいいんです。
するとAIは報告書ファイルの中身を読んで、「ふむふむ、こういう書式で書けばいいんだな」と理解してくれます。
そうしてできた文章を「報告書」のファイルにコピペしていけば完成です！
◇ “有料版”のGeminiなら、“白紙の報告書”に書き入れてもらうことも
あなたが有料版のGeminiをお使いならもっとカンタンにすることもできます(*^^*)
まず、Googleドキュメントで作られた”白紙の「報告書」”のファイルを開いて下さい。
（普通に報告書を書く時と同じです）
そうしたら画面右上にある「Geminiに相談」アイコン（キラキラのマーク）をクリックして、サイドパネルを開きます。
→ 出てきた「Geminiに質問する」の欄に、先ほどの「報告メモ」を貼り付けます。
しばらく待つと、適した記入欄に書き写してくれますので、内容を確認して『すべて適用』ボタンを押せば実際のファイルに記入が行われます。
このやり方なら、元々の報告書の「太字」や「表組み」の指定がそのまま使えるのでとっても便利。
（※必要であれば、Microsoft Wordの形式に保存し直して下さい）
■ 事務作業はAIに任せて、営業本来の仕事を
営業という仕事の本質は、パソコンに向かってキーボードを叩くことではありません。お客様と向き合い、課題を聞き、信頼関係を築くことです。
「めんどくさい報告書の作成」という心の重荷は、今日からAIに全部預けてしまいましょう。
現場のリアルな温度感が残っている内に書き残すメモは、時間をかけて書いた報告書より“リアル”かも知れません (≧∇≦)/
営業回りが終わったら、ささっとメモだけして、「お疲れ様でした！」と笑顔で帰路につく…。 そんなスマートで自由な働き方を、AIと一緒に始めてみませんか？
「ことのは塾」のは、“ひと味違う”AI研修です！
① 『AIで◯◯をつくる。』 〜 「議事録」、「営業資料」などの“成果物”をつくることをゴールにした研修です
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