【何に使うの？ChatGPT】市役所・新人職員の場合

2024年6月22日 2024年6月30日

「ことのは塾」

『新人泣かせ？！～『専門的な内容の質問』への対応』

こんにちは、私は市役所で市民対応を担当している新人職員の桜井美咲です。

市民のみなさんからの問い合わせ対応をスムーズにするために、日々頑張っています！

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市役所では、毎日さまざまな問い合わせが寄せられます。

基本的な事柄ならまだしも、専門的な内容や手続きに関する質問には新人の私では手に余ることが多いんです…。

例えば、「新しい建築許可を取得するにはどうすればいいですか？」、「ビザの更新手続きはどのように進めればいいですか？」、「市民税の減免申請について教えてください」など、内容が複雑で一つ一つの質問に詳しい説明が必要なものが多いのです。

正確かつ迅速に回答することが求められますが、新人の私には専門的な内容には即答できないことが多く、対応に時間がかかってしまいます…。
すぐ先輩に質問できればいいのですが、先輩が市民対応に当たっているときは聞くこともできず、困っていました…。

ちょうどそんなタイミングでした。
私たちの市に「ChatGPT」の試験導入が決定したのです。

一般のChatGPTとは少し違っているそうで、「市役所の業務についての情報」が組み込まれているという説明を受けました。

ChatGPTを使うのは初めて……でも、これから先も私がわからない質問がきっとくるはず……。私はチャレンジしてみることにしました。

ICT担当の先輩に聞きながら作ったプロンプトがこれです。

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【プロンプト】

『以下の手続きに関する質問に対するガイドラインを作成してください。

新しい建築許可を取得するための手続き

ビザの更新手続きの進め方

市民税の減免申請方法』

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すると、ChatGPTからこんな回答が返ってきました。

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『手続き対応ガイドライン

・ 新しい建築許可について：「建築許可を取得するためには、まず申請書を提出していただく必要があります。必要な書類は市役所のホームページで確認できます。さらに、環境影響評価が必要な場合は、専門機関の審査も受ける必要があります。」

・ ビザの更新手続きについて：「ビザの更新手続きには、現在のビザの有効期限を確認し、必要な書類を揃えて移民局に提出する必要があります。必要な書類の一覧は移民局のウェブサイトに掲載されています。」

・ 市民税の減免申請について：「市民税の減免申請を行うには、所得証明書や減免理由を示す書類が必要です。詳細な手続きについては市役所の税務課にお問い合わせください。」

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これはすごい！と思いました。

これまでは市民からの問い合わせがあるたびに、私たち対応するスタッフは市の各部門から情報を集めたり、過去のデータを調べたりして対応していました。
でも、ChatGPTに聞くことで、問い合わせ内容を迅速に解析し、適切な回答を提案できるようになりました。

結果として、市民の待ち時間が短縮され、スタッフの負担も軽減されました。

市民の皆さんからも「前よりも対応が早くなったんじゃない？」と好評です。

スタッフの私たちも、余裕を持って対応できるようになり、より創造的な仕事に集中できるようになりました。

ChatGPTのおかげで、私たちの仕事は大きく変わりました。